Cheffe de la direction générale
Anette Stephan
La responsable de la direction générale Z est également la responsable du budget (article 9 du code budgétaire fédéral).
Le service du budget est directement rattaché à la cheffe de direction et soutient la responsable du budget lors de la programmation budgétaire pour le Bundesrat. L’ensemble du processus interne jusqu’à la validation par le præsidium, ainsi que les négociations avec le ministère fédéral des Finances et le processus parlementaire qui s’en suit, jusqu’à l’adoption définitive du budget, sont coordonnés et accompagnés. Après l’entrée en vigueur, le service coordonne et dirige, avec la responsable du budget, la mise en œuvre ainsi que la reddition des comptes.
La direction générale comprend les divisions suivantes:
Direction Z 1 - Personnel
Le domaine de compétence comprend notamment les ressources humaines, dont le recrutement, la gestion et le développement du personnel de l’administration du Bundesrat.
Cette direction gère également le traitement des déplacements professionnels et les mesures de formation continue, ainsi que les questions touchant la législation sur les cotisations sociales et l’imposition des salaires, dans la mesure où ces aspects ne relèvent pas de la compétence de l’Office fédéral d’administration (BVA).
Les tâches de la direction Z 1 comprennent en outre le remboursement des frais des membres du Bundesrat ainsi que le défraiement des mesures visant à entretenir la coopération interparlementaire.
Cheffe de la division :
Raika Richter
Direction Z 2 - Affaires centrales
Outre les fonctions générales de gestion interne, cette direction assume les aspects propres à l’administration interne d’un parlement.
L’étendue des tâches comprend l'ensemble de la gestion juridique, technique et financière de l'administration des bâtiments et de l'ameublement afin d'assurer le fonctionnement des réunions, cérémonies et opérations générales du Bundesrat, en particulier dans les domaines des services juridique et intérieur ainsi que dans les questions liées aux bâtiments administratifs et aux constructions.
Chef de la division :
Clemens Neumann
Direction Z 3 - Technologies de l'information
Avec ses informaticiens, la direction des technologies de l'information gère une infrastructure de systèmes d'information moderne au sein du Bundesrat.
L’administration du Bundesrat est équipé d'un réseau informatique performant qui permet l'échange de données entre les unités organisationnelles. L'échange électronique de documents n'a pas lieu uniquement au sein de l'administration du Bundesrat, mais permet également la participation des gouvernements des Länder. Cela permet de transmettre rapidement les demandes, les procès-verbaux des réunions des commissions et autres documents.
Cheffe de la division :
Birgit Heß
Direction Z 4 - Documentation, Bibliothèque, Archives
Cette direction regroupe plusieurs domaines de compétences.
Documentation actuelle
Le ressort Documentation actuelle traite les informations relatives à toutes les procédures parlementaires du Bundesrat à l'appui d'une banque de données, et les met à disposition du Bundesrat, des Länder et du public, aussi bien en ligne que par l'intermédiaire d'un service de renseignements.
Ainsi, ce ressort compile une documentation sur les projets de lois et autres activités des Länder, du gouvernement fédéral et du Deutscher Bundestag, tels qu'ils ont été examinés au sein du Bundesrat et de ses commissions. Cette documentation comporte également un recueil et une analyse statistiques.
En outre, le ressort Documentation actuelle gère une banque de données recelant des informations publiques sur les fonctions des membres du Bundesrat - anciens ou actifs - tant au sein du Bundesrat que dans les gouvernements régionaux.
Archives
Le ressort Archives compile tous les documents des commissions et des services du Secrétariat qui ont vu le jour au sein du Bundesrat et dont l'archivage présente un intérêt. Après les avoir indexés, il en prépare la consultation conformément aux dispositions de la loi sur les archives fédérales.
Documentation législative
Le ressort Documentation législative archive, en coopération avec le Bundestag, l'intégralité des originaux qui ont été rédigés à propos de lois fédérales - qu'elles aient été promulguées ou non - dans le cadre du parcours législatif. Chaque procédure législative est reproduite dans un volume indexé.
Bibliothèque
La bibliothèque du Bundesrat est une bibliothèque spécialisée qui s'adresse prioritairement aux membres du Bundesrat et aux collaborateurs des représentations des Länder auprès de la Fédération.
Remplissant ses fonctions de conservation, d'indexation et de consultation, elle répond à des besoins spécifiques en matière d'ouvrages et de documents.
Parmi ses principales collections, la bibliothèque compte avant tout des ouvrages et documents consacrés au droit public, au fédéralisme et au travail du Bundesrat. Elle gère par ailleurs un vaste fonds de documents parlementaires et de publications officielles.
A ce jour, la bibliothèque rassemble quelque 50 000 ouvrages et reçoit environ 200 titres de quotidiens et de périodiques.
Les services de la bibliothèque sont également disponibles sur le portail informatif et documentaire de la Fédération, à condition d'avoir un droit d'accès à l'intranet de la Fédération (IVBB).
Chef de la direction :
Samir Bellakhdar
Direction Z 5 - Organisation, Service sténographique
Cette direction regroupe plusieurs domaines de compétences.
Organisation
Le ressort Organisation est responsable de l’organisation structurelle et opérationnelle (gestion des postes de travail comprise) et chargé du projet visant à introduire la gestion électronique des dossiers. Ce ressort est également responsable de la gestion de l’environnement, de la prévention de la corruption et des tâches relevant du bureau chargé de la protection des données.
Les tâches liées à la gestion de la santé au travail incluent notamment l’évaluation des risques, les mesures de sécurité au travail et de protection de la santé, mais aussi les mesures de prévention et de la réintégration.
Service sténographique
Le service sténographique réalise le compte rendu intégral des débats du Bundesrat et des séances de la chambre européenne. Chaque compte rendu est dactylographié et imprimé dans les jours qui suivent la séance.
Par ailleurs, le service sténographique est invité à dresser le procès-verbal des séances des commissions lorsqu'il semble nécessaire de consigner l'intégralité de leurs débats par écrit. Il établit également le procès-verbal des séances de la commission de médiation.
En sus des excellentes compétences sténographiques requises, la rédaction de comptes rendus textuels exige notamment de connaître les sujets traités, afin d'éviter tout malentendu et de pouvoir procéder aux corrections rédactionnelles qui s'imposent.
Gestion des documents
Les responsables de la gestion des documents saisissent le courrier entrant (tant analogue que numérique) et, le cas échéant, l’enregistrent. Les documents sont ensuite mis en circulation.
Les collègues sont également responsables du courrier des directions générales P et Z. Les dossiers sont créés, gérés et supprimés sous forme analogue et numérique. Les collègues répondent aux demandes de mise à disposition des documents et des dossiers qui sont sous leur responsabilité. Ils contrôlent les échéances et gèrent le suivi des resoumissions ainsi que le plan de classement.
Chef de la direction :
Max Schoenthal
Direction Z 6 - Annexe, Protection incendie –
La direction Z 6 est responsable de l’annexe destinée à abriter le Centre d’accueil des visiteurs du Bundesrat, ainsi que de la protection incendie dans l’enceinte du Bundesrat.
Ses attributions comprennent le suivi du projet d’annexe au niveau des exigences fonctionnelles et opérationnelles de l’utilisateur, y compris le raccordement adéquat de l’annexe à l’immeuble principal et, par la suite, son fonctionnement. La direction est également chargée de la protection incendie dans l’enceinte du Bundesrat.
Cheffe de la direction :
Antje Klingauf