Informations fournies en application des articles 13, 14 et 21 du Règlement général relatif à la protection des données (RGPD) Déclaration relative à la protec­tion des don­nées per­son­nelles

Foto: Zahlreiche LAN-Kabel stecken in einem Server.

© dpa | Ole Spata | 2013

Les présentes indications relatives à la protection des données vous informent sur la manière dont le secrétariat du Bundesrat (SdBR) traite vos données à caractère personnel ainsi que sur les droits qui vous sont conférés dans ce contexte.

- En cas de doute, la version allemande fait foi. -

1. Quelles sont les missions du SdBR ?

Organe législatif, le Bundesrat est l’un des cinq organes constitutionnels permanents de la Ré-publique fédérale d’Allemagne avec le président fédéral, le Bundestag, le gouvernement fédéral et la cour constitutionnelle fédérale. Le Bundesrat est l’organe fédéral et fédératif qui représente les Länder. Son secrétariat, le SdBR, a été créé en 1949 pour soutenir les travaux du Bundesrat. C’est de cette fonction que découlent nos tâches : préparer et mener les séances du Bundesrat et de ses commissions, soutenir la présidence du Bundesrat en exercice, soigner les relations parlementaires, gérer le travail de presse et de relations publiques, y compris le service des visites et le service de documentation/la bibliothèque, ou encore exécuter les tâches administratives classiques d’une institution. Environ 200 collaborateurs sont chargés de ces missions.

2. Qui est responsable du traitement des données et à qui pouvez-vous vous adresser ?

Le responsable est le
Sekretariat des Bundesrates / Secrétariat du Bundesrat
Leipziger Straße 3 - 4, 10117 Berlin
E-mail : Organisation@bundesrat.de

Coordonnées du délégué à la protection des données :
Datenschutzstelle im Sekretariat des Bundesrates /
Service de protection des données au secrétariat du Bundesrat
Leipziger Straße 3 - 4, 10117 Berlin
E-mail : datenschutzbeauftragter@bundesrat.de

Vous pouvez également contacter ces deux services en passant par l’adresse électronique gé-nérale « de-mail » :
de-mail@bundesrat.de-mail.de, ou par téléphone au (030) 18 9100 0.

3. Quelles données sont recueillies lors de l’utilisation des supports en ligne ?

Vous pouvez utiliser notre offre en ligne sans communiquer votre identité.

Recueil, enregistrement et traitement de vos données

À chaque fois qu’un utilisateur accède à notre offre Internet et à chaque consultation d’un fichier, des données relatives à cette opération sont temporairement enregistrées et traitées dans un fichier journal.
De manière plus détaillée, voici les données enregistrées pendant 30 jours à chaque ac-cès/consultation :

  • Date et heure de la consultation (horodatage)
  • Détails de la requête et adresse-cible (version du protocole, méthode HTTP, référent, chaîne agent utilisateur)
  • Nom du fichier consulté et volume de données transférées (URL demandée, y compris la chaîne de recherche, taille en octets)
  • Information sur le succès ou non de la requête (code d’état HTTP)

L’adresse IP de l’utilisateur n’est pas enregistrée dans ce cadre.

Évaluation du comportement des utilisateurs

Nous utilisons le logiciel open source Matomo pour l’évaluation statistique du trafic des visiteurs. Les données collectées avec ce logiciel sont utilisées de manière anonymisée pour analyser l’utilisation du site Internet du Bundesrat et l’améliorer. Votre adresse IP est complètement anonymisée lors de ce processus, si bien que pour nous, vous restez un utilisateur anonyme. En utilisant ce site Internet, vous acceptez le traitement des données collectées par Matomo selon la méthode décrite et aux fins indiquées précédemment.

Vous pouvez empêcher la collecte de données par Matomo en activant la fonction « Do Not Track » dans votre navigateur Internet. La plupart des navigateurs proposent cette fonction sous « Préférences -> Confidentialité ».

E-mails, formulaires de contact

Lorsque vous nous envoyez un e-mail ou que vous utilisez la possibilité, sur notre offre Internet, de saisir des données personnelles ou professionnelles (adresses électroniques, noms, adresses postales), vous révélez vos données de manière explicitement volontaire. Nous enregistrons vos renseignements sur des serveurs particulièrement protégés en Allemagne. L’accès y est réservé à quelques personnes dûment habilitées chargées de la gestion technique ou éditoriale des serveurs.

Utilisation de cookies

Brève entrée dans un répertoire de fichiers spécifique sur votre ordinateur, un cookie sert à échanger des informations entre des programmes informatiques ou à archiver temporairement des informations. Les cookies vous aident par exemple à commander des publications sans difficulté (panier) et à conserver sur les différentes pages du site consulté la taille que vous avez choisie pour les caractères. Le Bundesrat utilise exclusivement des cookies nécessaires à la mise à disposition technique du site Internet. Les cookies sont utilisés uniquement pour une courte durée et sont automatiquement supprimés juste après votre visite sur notre site (cookies de session).

Lettre d’information

Si vous commandez notre lettre d’information, nous vous demanderons votre adresse électro-nique et une sélection de thèmes sur lesquels vous souhaitez recevoir des lettres d’information. En saisissant vos données, vous en acceptez l’utilisation à cette fin. Nous enregistrons vos données uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à cette utilisation. Vous pouvez retirer votre consentement à l’enregistrement de votre adresse électronique et de votre choix de thèmes à tout moment en vous désabonnant de la lettre d’information. Vos données seront ef-facées lors de votre désabonnement.

Intégration de vidéos de sites Internet externes

La simple ouverture d’une page de notre offre en ligne contenant une vidéo YouTube intégrée ne donne pas lieu à un transfert de données. Ce n’est que lors de la lecture d’une telle vidéo que l’adresse IP est transmise à YouTube.

Liens vers d’autres offres en ligne

Notre offre en ligne contient des liens vers d’autres sites Internet. Nous n’avons aucune influence sur le respect, par les exploitants de ces sites, des dispositions applicables en matière de protection des données.

Commandes de documentation

Lorsque vous commandez en ligne de la documentation pour un envoi postal, nous utilisons, au sein du Bundesrat, vos données à caractère personnel. Aucune donnée collectée n’est transmise à des tiers. Les commandes sont enregistrées et conservées pendant environ trois mois pour toute question supplémentaire. Après la saisie statistique de la documentation commandée, les données sont supprimées. Les données sont accessibles uniquement aux collaborateurs compétents du Bundesrat qui les utilisent uniquement aux fins d’envoi de la documentation.

Protection des mineurs

Les personnes de moins de 18 ans ne devraient pas nous transmettre de données à caractère personnel sans l’accord de leurs parents ou de leurs responsables légaux. Nous ne demandons pas de données à caractère personnel aux enfants et aux jeunes. Nous ne collectons pas sciemment de telles données.

Applications mobiles

Le Bundesrat propose une application pour les systèmes d’exploitation iOS et Android. Nous utilisons le logiciel open source Matomo pour l’évaluation statistique du trafic des visiteurs. Les données collectées avec ce logiciel sont saisies de manière anonymisée, si bien que pour nous, vous restez un utilisateur anonyme. Les données sont utilisées pour analyser l’utilisation de l’application du Bundesrat et pour l’améliorer. En recourant à l’application, vous acceptez le traitement des données collectées par Matomo selon la méthode décrite et aux fins indiquées précédemment.

Le système d’exploitation et le numéro de version sont communiqués lors de la consultation de l’application pour transmettre les données de contenu. Par ailleurs, certains droits d’accès doi-vent être octroyés pour exploiter les applications :

Chaque application doit avoir accès aux informations de connexion réseau de l’appareil. Ceci est nécessaire pour charger les contenus de l’application et les actualiser ainsi que pour choisir une bande passante adaptée en vue de la diffusion en direct des séances plénières. Il est également nécessaire d’avoir accès à l’agenda afin d’importer directement des rendez-vous, à votre demande, dans l’agenda en question. Aucun droit d’accès supplémentaire n’est nécessaire.

Déclaration de protection des données pour les médias sociaux

Le Bundesrat utilise les services Twitter, Instagram, YouTube et Flickr. Le Bundesrat ne saurait juger dans quelle mesure ces réseaux proposent leurs services en accord avec les dispositions européennes en matière de protection des données personnelles.

Nous tenons donc à souligner expressément que les réseaux enregistrent les données de leurs utilisateurs (informations personnelles et adresse IP, par exemple) conformément à leur politique d’utilisation des données et à des fins commerciales.

Le Bundesrat n’a aucune influence sur la collecte des données et sur leur utilisation ultérieure par les réseaux sociaux. À cet égard, il n’existe aucune information sur l’ampleur des données enregistrées, sur leur lieu et leur durée de conservation, sur le respect des obligations de sup-pression des données par les réseaux, sur leurs analyses et recoupements de données ni sur les destinataires de la transmission des données.

4. Quelles données et quelles sources utilisons-nous ?

Nous traitons régulièrement les données et catégories de données suivantes :

  • Données sur votre personne (nom, adresse et coordonnées, par exemple)
  • Données de candidature
  • Prises de vues dans le cadre de notre travail de relations publiques
  • Coordonnées pour les listes d’invitation
  • Données d’inscription pour les groupes de visiteurs et scolaires
  • Données contractuelles et à caractère fiscal liées aux relations commerciales en cours
  • Correspondance (par exemple avec vous)
  • Prises de vues dans le cadre de la vidéosurveillance des zones extérieures de notre bâ-timent

Nous traitons les données que nous recevons directement de votre part (article 13 du RGPD) ou de la part de tiers (article 14 du RGPD). Les tiers sont par exemple l’école lors de l’inscription de groupes scolaires, votre entreprise si vous travaillez comme artisan chez nous ou vos coordonnées en tant que collaborateur/trice d’une administration inscrite sur l’Intranet de la Fédération. Nous utilisons également au cas par cas, pour la recherche de coordonnées, votre propre site Internet ou des moteurs de recherche sur Internet.

Les spams ou e-mails publicitaires (de masse) non désirés sont supprimés dans les plus brefs délais.

5. À quelles fins vos données sont-elles traitées (finalité du traite-ment) ?

Nous traitons vos données exclusivement dans le cadre de l’exécution de nos tâches et aux fins pour lesquelles nous recevons vos données de votre part ou de la part de tiers.
Exemples :

Au cours de la préparation et de la tenue des séances du Bundesrat et de ses commissions, nous obtenons vos coordonnées si par exemple vous communiquez avec nous par e-mail de-puis votre entité. Si vous nous adressez une pétition sur un projet législatif, nous l’enregistrons et nous la traitons.

Dans le cadre de notre travail de presse et de relations publiques, nous utilisons par exemple des listes de diffusion contenant vos coordonnées que nous avons reçues de votre part ou de la part de votre éditeur ou que nous avons collectées dans des annuaires publics. Sur notre site Internet, nous vous offrons la possibilité de vous abonner à une lettre d’information.

Si vous nous rendez visite et participez à une visite guidée ou à une séance plénière, nous avons besoin de données qui serviront par exemple à verser une aide aux frais de voyage d’un groupe scolaire ou à exclure une menace à la sécurité.

Dans le cadre de nos tâches administratives classiques, nous traitons par exemple les données des candidats pour réaliser les procédures d’appel d’offres ou les données des fournisseurs dans le cadre de la facturation ou, pour des raisons de sécurité, les données permettant l’identification des employés des prestataires travaillant chez nous.

6. Bases juridiques du traitement des données

Ci-après, nous vous informons des finalités pour lesquelles nous traitons vos données et de la base juridique sur laquelle s’opère ce traitement.

6.1 En raison de votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD)

Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de données à caractère per-sonnel, ce consentement est la base juridique du traitement indiqué.
Vous pouvez retirer ce type de consentement pour l’avenir à tout moment. Cette disposition est aussi valable pour les consentements effectués avant l’entrée en vigueur du RGPD, c’est-à-dire avant le 25 mai 2018. Le retrait ne produit d’effet que pour les traitements ultérieurs.

6.2 Pour l’exécution d’obligations contractuelles (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD)

Nous traitons vos données pour exécuter les contrats que nous avons conclus avec vous. Les finalités du traitement des données dépendent, dans le détail, des stipulations concrètes de chaque contrat.

6.3 Pour exécuter les obligations légales du SdBR ou dans le cadre de l’exécution de nos missions d’intérêt public (article 6, paragraphe 1, points c et e, du RGPD)

Nous traitons vos données sur la base de nombreuses lois ainsi que sur la base du règlement du Bundesrat et des réglementations afférentes telles que le règlement intérieur du Bundesrat.

6.4 Aux fins du recrutement (article 88 du RGPD en lien avec l’article 26 de la BDSG - Loi fédérale relative à la protection des données) dans le cadre des avis de recrutement ou des candidatures spontanées

6.5 Vidéosurveillance des espaces accessibles au public (article 4 de la BDSG)

7. Qui reçoit vos données ?

Au sein du SdBR, les services qui ont accès à vos données sont ceux qui en ont besoin pour exécuter nos obligations contractuelles et légales.

Une transmission de vos données à des destinataires extérieurs au SdBR n’est possible que si une base juridique l’autorise explicitement. En outre, les services suivants peuvent recevoir vos données :

  • nos sous-traitants (article 28 du RGPD), qui traitent vos données conformément aux di-rectives qui découlent de notre mandat
  • d’autres organismes pour lesquels vous nous avez transmis au préalable votre consen-tement concernant la transmission des données.

Les transmissions de (coor)données à des pays tiers (en dehors de l’espace économique euro-péen) ou à des organisations internationales aux termes du chapitre V du RGPD sont destinées à entretenir les relations parlementaires, par exemple lors de participations à des conférences. Vous serez spécifiquement informé des détails le cas échéant.

8. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Nous enregistrons vos données conformément aux durées de conservation réglementaires ou pendant la durée nécessaire à l’exécution des tâches du SdBR.

Par conséquent :
Si nécessaire, vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée de relations commerciales, ce qui comprend notamment la préparation et l’exécution d’un contrat.

Par ailleurs, le SdBR est soumis à diverses obligations de conservation et de documentation résultant entre autres du Code civil (BGB), de la Loi générale sur l’égalité de traitement (AGG), du Code de commerce (HGB) et du Code fédéral de la fiscalité (AO).

Enfin, la durée de conservation s’apprécie au regard des délais légaux de prescription qui en vertu des articles 195 et suivants du code civil (BGB), par exemple, sont généralement de trois ans, mais peuvent aussi atteindre trente ans dans certains cas.

9. Vos droits à la protection des données

Vous avez le droit d’accéder à vos données dans le respect des dispositions légales applicables (article 15 du RGPD, article 34 de la BDSG). Vous avez également le droit de demander la cor-rection des données à caractère personnel enregistrées chez nous ou d’obtenir que ces données soient complétées (article 16 du RGPD), vous avez le droit à l’effacement (article 17 du RGPD, article 35 de la BDSG), le droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) et le droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD).

Vous avez en outre le droit d’introduire une réclamation auprès du Commissaire fédéral à la protection des données et au droit à l’information, Husarenstraße 30, 53117 Bonn (article 77 du RGPD, article 19 de la BDSG) et vous pouvez demander conseil au Service de protection des données au Secrétariat du Bundesrat (article 6, paragraphe 5, de la BDSG)

10. Existe-t-il pour vous une obligation de fournir des données ?

Dans le cadre de l’exécution des tâches du Secrétariat du Bundesrat ou dans le cadre de rela-tions commerciales, vous devez nous fournir uniquement les données à caractère personnel qui sont nécessaires à cette fin ou dont la collecte par le Secrétariat du Bundesrat est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pourrons généralement ni traiter votre demande, ni former de relation contractuelle.

11. Dans quelle mesure existe-t-il des prises de décisions indivi-duelles automatisées ?

Le Secrétariat du Bundesrat n’utilise aucun procédé de prise de décision individuelle automatisée conformément à l’article 22 du RGPD.

12. Vos droits de retrait et d’opposition (article 13, paragraphe 2, point c, article 14, paragraphe 2, point d, et article 21 du RGPD)

Si le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consen-tement à tout moment pour l’avenir.

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l’article 6, para-graphe 1, point e), du RGPD (traitement des données pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique). Si vous vous y opposez, nous ne traite-rons plus vos données à caractère personnel, sauf si nous démontrons qu’il existe en la matière des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou si le traitement des données en question sert à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer votre droit de retrait ou d’opposition sans condition de forme en vous adressant au service responsable indiqué au point 2 ci-dessus.

13. Version actuelle et modification de la présente déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données (version de mai 2018) est actuellement en vigueur. En raison du développement de notre site Internet et des offres que nous y sont pré-sentons ou en raison de changements des dispositions légales ou administratives, il peut s’avérer nécessaire de modifier la présente déclaration de protection des données. La déclaration de protection des données dans la version en vigueur peut être consultée et imprimée par vos soins à tout moment sur le site Internet à l’adresse www.bundesrat.de/datenschutz.

Glossary