Informations fournies en application des articles 13, 14 et 21 du Règlement général relatif à la protection des données (RGPD) Déclaration relative à la protection des données personnelles

Foto: Zahlreiche LAN-Kabel stecken in einem Server.

© dpa | Ole Spata | 2013

La protection de vos données à caractère personnel fait l’objet de toute notre attention. Nous tenons à ce que vous soyez informé du traitement de ces données par l’administration du Bundesrat.
Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement dans la mesure où cela est nécessaire. La nature des données à caractère personnel traitées tout comme le moment, les fins et les bases légales de ce traitement dépendent du type de prestation dont vous faites usage.

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles pour garantir le respect, tant par nous-mêmes que par nos prestataires de services externes, des dispositions relatives à la protection des données.

L’administration du Bundesrat traite les données à caractère personnel conformément au règlement général de l’Union européenne sur la protection des données (RGPD) et à la loi fédérale sur la protection des données (LFPD).

1. Fondements

1.1. Responsable et délégué à la protection des données personnelles

Le responsable de la protection de vos données à caractère personnel est le
Sekretariat des Bundesrates / Administration du Bundesrat
Leipziger Straße 3 - 4, 10117 Berlin, Allemagne
E-Mail : organisation@bundesrat.de

Pour toute question concrète concernant la protection de vos données, veuillez vous adresser au délégué à la protection des données personnelles au sein de l’administration du Bundesrat :
Datenschutzstelle im Sekretariat des Bundesrates /
Service de protection des données au sein de l’administration du Bundesrat
Leipziger Straße 3 - 4, 10117 Berlin, Allemagne
E-Mail : datenschutzbeauftragter@bundesrat.de

Vous pouvez également contacter ces deux services en passant par l’adresse électronique générale de-mail@bundesrat.de-mail.de ou par téléphone au (030) 18 9100 0.

1.2. Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement – notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne.

1.3. Protection des mineurs

Les personnes de moins de 16 ans ne devraient pas nous communiquer de données personnelles sans le consentement de leurs parents ou responsables légaux. Nous n’exigeons aucune donnée personnelle de la part des enfants ou des jeunes. Nous ne sauvegardons pas de telles données délibérément. Si des données à caractère personnel sont requises pour visiter l’administration du Bundesrat, les dispositions du point 6.3. s’appliquent. Les données ne sont pas transmises à des tiers.

1.4. Base juridique pour le traitement des données à caractère personnel

L’administration du Bundesrat traite des données à caractère personnel lors de l’accomplissement des missions d’intérêt public qui lui incombent. Les tâches en question comptent notamment les relations publiques et en particulier, dans ce contexte, la mise à disposition d’informations destinées au public sur le présent site Internet. La base juridique du traitement est en l’occurrence l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec la norme nationale ou européenne correspondante relative à l’attribution des tâches et/ou en liaison avec l’article 3 de la LFPD. Si un traitement des données à caractère personnel s’avère nécessaire dans certains cas précis pour s’acquitter d’une obligation juridique, l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD sert en outre de base juridique en liaison avec les dispositions légales correspondantes dont découle l’obligation juridique.

Pour autant que nous recueillions le consentement de la personne concernée en vue de traiter des données à caractère personnel, l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD sert de base juridique.

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées parce que cela est requis pour l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD sert également dans le cas d’espèce de base juridique. Il en va de même pour les traitements requis par la réalisation de mesures précontractuelles. En sa qualité de cocontractant de droit civil, l’administration du Bundesrat œuvre en particulier dans le domaine du recrutement de personnel et dans celui des achats.

Si des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique exigent le traitement de données à caractère personnel, l’article 6, paragraphe 1, point d), du RGPD sert de base juridique.

2. Traitement des données en lien avec la consultation du présent site Internet

Vous pouvez utiliser notre offre en ligne sans communiquer votre identité.

2.1. Saisie de données

À chaque accès à notre offre Internet et à chaque consultation d’un fichier, des données relatives à l’opération en question sont temporairement enregistrées et traitées dans un fichier journal.

Plus en détail, voici les données enregistrées pendant 30 jours à chaque accès/consultation :

  • Date et heure de la consultation (horodatage),
  • Détails de la requête et adresse-cible (version du protocole, méthode HTTP, référent, chaîne agent utilisateur),
  • Nom du fichier consulté et volume de données transférées (URL demandée, y compris la chaîne de recherche, taille en octets) et
  • Information sur le succès ou non de la requête (code d’état HTTP).

Les adresses IP des utilisateurs ne sont pas enregistrées dans ce cadre.

Notre offre en ligne contient des liens vers d’autres sites Internet. Nous n’avons aucune influence, lorsque vous exploitez les sites en question, sur le respect des dispositions applicables en matière de protection des données.

Afin de prévenir les attaques contre l’infrastructure Internet du Bundesrat et afin de protéger les technologies de communication de la Fédération, nous sommes tenus, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 5 de la loi sur l’Agence fédérale pour la sécurité des systèmes d’information, d’enregistrer les données au-delà de la date de votre consultation. Ces données font l’objet d’une analyse et sont requises en cas d’attaques contre la technologie de communication afin d’engager des poursuites judiciaires et pénales. Elles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires pour exécuter ces tâches.

Les données consignées lors de l’accès à l’offre Internet du Bundesrat sont uniquement transmises à des tiers si la loi nous l’impose ou si cette transmission est requise à des fins de poursuites judiciaires ou pénales en raison d’attaques contre la technologie de communication de la Fédération. Aucune transmission n’a lieu dans d’autres cas. L’administration du Bundesrat ne procède non plus à aucun recoupement des données en question avec d’autres sources de données.

De surcroît, nous tenons à souligner expressément que le prestataire de services YouTube intégré sur le site Internet du Bundesrat par le Bundesrat lui-même enregistre, lorsqu’il est activement utilisé (diffusion d’une vidéo sur le site en question), des données des visiteuses et visiteurs dudit site conformément à sa politique d’utilisation des données et à ses propres fins commerciales. L’administration du Bundesrat n’a aucune influence sur cette collecte de données et sur leur utilisation ultérieure par les réseaux sociaux. À cet égard, il n’existe aucune information sur l’ampleur des données enregistrées, sur leur lieu et leur durée de conservation, sur le respect des obligations de suppression des données par les réseaux, sur leurs analyses et recoupements, ni sur les destinataires de la transmission des données.

La simple ouverture d’une page de notre offre en ligne contenant une vidéo YouTube intégrée ne donne pas lieu à un transfert de données. Ce n’est que lors de la lecture d’une telle vidéo que l’adresse IP est transmise à YouTube.

2.2. Analyse Web

L’administration du Bundesrat analyse les informations concernant l’utilisation de l’offre Internet à des fins statistiques. Elle le fait sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD, en liaison avec l’article 3 de la loi fédérale sur la protection des données (LFPD), dans le cadre de ses relations publiques et pour adapter aux besoins la mise à disposition d’informations sur les missions incombant au Bundesrat.

Cette analyse s’effectue avec le service d’analyse Web open source Matomo.

Si des pages isolées de notre site Internet sont ouvertes, les données suivantes sont enregistrées :

  • deux octets de l’adresse IP du système d’accès de l’utilisateur (à titre anonyme),
  • le site consulté,
  • le site à partir duquel quelqu’un a accédé au site consulté (référant ou « referrer »),
  • les sous-pages ouvertes à partir du site Internet consulté,
  • la durée de consultation du site Internet,
  • la fréquence de consultation du site Internet.

Aucun cookie n’est placé sur votre ordinateur dans le cadre de l’analyse Web. Et aucune donnée n’est non plus cédée à des tiers.

Si vous ne consentez pas à un enregistrement et à une analyse entièrement anonymes de ces données issues de votre propre consultation du site, vous pouvez par la suite vous opposer à tout moment à leur enregistrement et à leur utilisation d’un simple clic.
Dans ce cas, un cookie d’« opt-out » est placé sur votre navigateur et Matomo ne peut plus recueillir quelque donnée de session que ce soit.

2.3. Cookies de session

Un cookie est un fichier texte que le serveur du site Internet de l’administration du Bundesrat crée et envoie à votre navigateur Internet. Le cookie sert à l’échange d’informations entre programmes informatiques ou à l’archivage temporaire d’informations. Certaines fonctions de l’offre Internet de l’administration du Bundesrat placent des cookies qui enregistrent une séquence de nombres en vue d’identifier l’utilisateur (ID). Ces cookies ne sont placés qu’à titre temporaire et sont immédiatement supprimés après votre consultation de notre site (cookies de session).

Les cookies vous aident par exemple à commander des publications sans difficulté (panier) et à conserver sur les différentes pages du site consulté la taille que vous avez choisie pour les caractères. L’administration du Bundesrat utilise exclusivement des cookies nécessaires à la mise à disposition technique du site Internet. Il le fait sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD dans le cadre de ses relations publiques pour adapter aux besoins la mise à disposition d’informations sur les missions confiées à l’administration du Bundesrat.

L’ID de session permet de rassembler dans votre panier les publications que vous commandez. Les cookies de session utilisés sont supprimés lorsque vous mettez un terme à la session en question. Si vous fermez la fenêtre du navigateur ou ouvrez une autre page, votre panier est réinitialisé. Si vous avez mis un terme à la session avant d’avoir terminé votre commande, les contenus déposés dans votre panier jusqu’à ce moment précis doivent être à nouveau rassemblés. Chaque navigateur Internet vous permet d’afficher le placement de cookies et leur contenu. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site Internet du commissaire fédéral à la protection des données et au droit à l’information et sur celui de l’Agence fédérale pour la sécurité des systèmes d’information. Il existe également des cookies permanents permettant de reconnaître les internautes même après un laps de temps prolongé. Dans ce cas, ces informations sont enregistrées sous la forme de fichier texte sur le disque dur de l’ordinateur de l’internaute concerné. Nous n’utilisons pas de cookies de ce type sur notre site Internet.

La plupart des navigateurs sont configurés de telle sorte qu’ils acceptent automatiquement les cookies. Il est néanmoins possible de désactiver l’enregistrement de cookies ou de configurer le navigateur de telle sorte que les cookies soient uniquement enregistrés pendant la durée de chaque connexion à Internet.

Si vous refusez tous les cookies,

  • le panier ne peut plus être utilisé pour y déposer diverses publications et
  • vous ne pouvez commander qu’une seule brochure à la fois.

3. Traitement des données en lien avec l’utilisation des applications mobiles

L’administration du Bundesrat propose une application pour le système d’exploitation iOS et une application pour le système d’exploitation Android. Lorsque vous les utilisez, vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD, en liaison avec l’article 3 de la LFPD, dans le cadre des relations publiques du Bundesrat et pour adapter aux besoins la mise à disposition des informations sur les missions qui lui incombent.

3.1. Saisie des données

Lors du téléchargement de l’application du Bundesrat à partir de la boutique d’applications Apple Store ou Play Store, les informations nécessaires sont transmises à la boutique concernée, à commencer par le nom d’utilisateur, l’adresse électronique, le numéro de client dans la boutique en question et l’ID unique de l’appareil. Nous n’avons aucune influence sur ce traitement des données. Le responsable est en l’occurrence l’exploitant de la boutique concernée. Nous traitons uniquement les données requises pour télécharger l’application sur votre appareil.

À chaque consultation de l’application, le système d’exploitation et le numéro de version sont communiqués afin de transmettre les données de contenu. L’octroi de certains droits d’accès est en outre nécessaire au bon fonctionnement des applications en question. Chaque application doit avoir accès aux informations de connexion réseau de l’appareil. Cela est nécessaire pour charger les contenus de l’application et les actualiser ainsi que pour choisir une bande passante adéquate en vue de la diffusion en direct des séances plénières. Il est également nécessaire d’avoir accès à l’agenda afin d’importer directement des rendez-vous, à votre demande, dans cet agenda. Aucun autre droit d’accès n’est par ailleurs requis.

3.2. Suivi

L’administration du Bundesrat analyse des informations d’utilisation des applications mobiles à des fins statistiques. Nous utilisons le logiciel open source Matomo pour procéder à l’évaluation statistique du trafic des visiteurs. Les données collectées avec ce logiciel sont utilisées de manière anonymisée en vue d’analyser l’utilisation du site Internet du Bundesrat et de l’améliorer. Votre adresse IP est entièrement anonymisée lors de ce processus, si bien que pour nous, vous restez un utilisateur anonyme. En utilisant ce site Internet, vous acceptez le traitement des données collectées par Matomo selon la méthode décrite et aux fins indiquées précédemment.

4. Traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la prise de contact

Le traitement de vos données à caractère personnel a lieu indépendamment de la manière dont vous entrez en contact avec nous. Vous pouvez nous joindre par courrier électronique, par formulaire de contact, par lettre postale ou par téléphone.

4.1. Prise de contact avec l’administration du Bundesrat par courrier électronique

L’administration du Bundesrat peut être contactée par courrier électronique en recourant à l’e-mail professionnel de tel ou tel employé, à diverses boîtes aux lettres électroniques liées à telle ou telle fonction ou à l’e-mail central bundesrat@bundesrat.de.

Les données à caractère personnel envoyées à l’e-mail central et enregistrées dans l’unité organisationnelle chargée de la distribution centrale des messages sont supprimées au terme d’un délai de trois ans après avoir été transmises aux unités organisationnelles compétentes au sein de l’administration du Bundesrat.
Dans les unités organisationnelles en question, les données que vous transmettez (par exemple le nom, le prénom et l’adresse), ou tout au moins l’adresse électronique, ainsi que les informations figurant dans votre courrier électronique (y compris, le cas échéant, des données à caractère personnel que vous communiquez) sont enregistrées aux fins d’une prise de contact et du traitement de votre demande conformément aux délais applicables à la conservation des documents écrits. Nous enregistrons vos renseignements sur des serveurs particulièrement protégés en Allemagne. L’accès y est réservé à quelques personnes dûment habilitées chargées de la gestion technique ou éditoriale des serveurs.

Le traitement de vos données a lieu sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD. Le traitement des données à caractère personnel communiquées par vos soins est nécessaire afin de pouvoir répondre à votre demande.

4.2. Prise de contact par le biais du formulaire de contact

Sur le présent site, vous pouvez contacter la rédaction Internet de l’administration du Bundesrat en cliquant ici sur Formulaire.

La transmission des contenus du formulaire de contact du Bundesrat a lieu via une connexion https cryptée.

Si vous utilisez le formulaire de contact comme moyen de communication, il est nécessaire de préciser vos nom et prénom ainsi que votre adresse électronique. Sans ces données, la demande que vous nous adressez par formulaire de contact ne pourra pas être traitée. La date et l’heure de votre requête ainsi que votre adresse IP nous sont également communiquées.

Dès lors que nous recevons un message de votre part par le biais du formulaire de contact ou d’un courrier électronique, nous partons du principe que nous sommes autorisés à vous répondre par courrier électronique. Si tel n’est pas le cas, vous devez nous préciser explicitement une autre forme de communication.

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, le contenu des champs de données (prénom et nom, adresse électronique, contenu du message avec, le cas échéant, les données à caractère personnel que vous y précisez) est transmis à la rédaction Internet de l’administration du Bundesrat. L’adresse IP de l’expéditeur est saisie pendant cette opération. C’est en principe également le cas lorsque vous envoyez un message électronique classique à l’adresse onlineredaktion@bundesrat.de. Lorsque vous cochez la case et envoyez le formulaire de contact, vous acceptez conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD la transmission et l’enregistrement de vos données à caractère personnel et de l’adresse IP. Le traitement et le stockage temporaire des données à caractère personnel servent à répondre à votre requête au titre de l’article 17 de la Loi fondamentale. L’utilisation de l’adresse IP s’inscrit exclusivement dans le cadre de poursuites pénales et de mesures de sûreté des pouvoirs publics dans le respect des dispositions légales.

Le traitement des données est effectué par les collaborateurs de la rédaction Internet. Cette rédaction enregistre vos données uniquement pour le traitement de votre demande et conformément aux dispositions légales et contractuelles. Vos données sont supprimées une fois qu’une réponse a été apportée à votre requête et au plus tard au terme d’un délai de trois ans. Si la rédaction Internet ne peut pas répondre à votre demande, celle-ci est transmise aux divisions compétentes.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées, vous pouvez annuler à tout moment la prise de contact. Dans ce cas, votre message ne sera pas envoyé.

4.3. Prise de contact par lettre

Si vous écrivez une lettre à l’administration du Bundesrat, les données transmises par vos soins (par exemple le nom, le prénom et l’adresse) et les informations figurant dans ce courrier (y compris, le cas échéant, des données à caractère personnel que vous communiquez) sont enregistrées aux fins d’une prise de contact et du traitement de votre demande conformément aux délais applicables à la conservation des documents écrits.

Nous vous faisons remarquer que le traitement des données a lieu sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD. Le traitement des données à caractère personnel communiquées par vos soins est nécessaire afin de pouvoir répondre à votre demande.

4.4. Prise de contact par téléphone

Si vous contactez un employé par téléphone, des données à caractère personnel vous concernant seront traitées, si besoin est, pour pouvoir répondre à votre demande.

5. Téléconférences et vidéoconférences

5.1. Téléconférences

Les audioconférences se déroulent via le réseau public de Deutsche Telekom AG. Aucune donnée à caractère personnel vous concernant n’est recueillie aux fins des audioconférences, l’accès à une audioconférence s’opère via le clavier du téléphone utilisé. Votre numéro de téléphone s’affiche en interne, avec un masquage des derniers chiffres, chez la personne qui anime la conférence et qui vous y a convié.

5.2. Vidéoconférences à l’intérieur des réseaux de l’État fédéral

Si vous participez en tant que collaboratrice ou collaborateur d’une autorité de l’État fédéral à une vidéoconférence avec des collaboratrices et collaborateurs du secrétariat du Bundesrat, nous traitons pour ce faire votre nom ainsi que vos coordonnées (adresse électronique) afin de vous inviter à la conférence via la plateforme « wire » de Wire Swiss GmbH, Untermüli 9, 6300 Zoug, Suisse. Vos indications sont enregistrées sur des serveurs en Allemagne et seuls les collaboratrices et collaborateurs du secrétariat du Bundesrat s’occupant de la conférence sont autorisés à les visualiser. Il n’y a aucun enregistrement du contenu ou des données échangées d’une vidéoconférence. Si Wire Swiss GmbH traite vos données à caractère personnel, nous renvoyons à la Politique de confidentialité de « wire », que vous pouvez visualiser ici.

5.3. Vidéoconférences à l’extérieur des réseaux de l’État fédéral

Si vous participez à une visioconférence avec des employés de l’administration du Bundesrat et si vous-même n’êtes pas employé par une autorité fédérale, nous traitons votre nom et vos coordonnées (adresse électronique) afin de vous convier à la conférence en question via la plateforme « CMS-Bund ». La base juridique de ce traitement sont en l’occurrence l’article 6, paragraphe 1, point e), et paragraphe 2, du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD et avec l’article 2, paragraphe 1, p. 2, de la loi portant création de l’Office fédéral pour la radiocommunication numérique de sécurité publique (BDBOSG) ainsi que l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. La plateforme « CMS-Bund » est fournie par l’Office fédéral pour la radiocommunication numérique de sécurité publique (BDBOS). Aucune donnée de la visioconférence n’est cédée à des tiers. En sus de l’invitation à la visioconférence, vous recevez également de notre part des précisions supplémentaires sur la protection des données à caractère personnel.

6. Traitement de données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de réseaux sociaux

Le Bundesrat utilise les réseaux sociaux Twitter, Instagram, YouTube et Flickr. Il ne saurait juger dans quelle mesure ces réseaux proposent leurs services en accord avec les dispositions européennes en matière de protection des données personnelles. Afin de s’acquitter de ses tâches rédactionnelles au sein des réseaux sociaux, l’administration du Bundesrat traite certaines données des personnes qui interagissent avec le Bundesrat. À cette fin, un enregistrement temporaire de données par un prestataire de services s’impose. Cet enregistrement a lieu sur un serveur situé dans l’Union européenne et comprend : le nom de profil, le nom de compte et la photo afférente, le contenu de la requête ainsi que les tweets et saisies les plus récents. Ces données sont conservées pendant six mois.

Nous vous faisons remarquer que le traitement des données a lieu sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD. Le traitement des données à caractère personnel communiquées par vos soins est nécessaire afin de pouvoir répondre à votre demande.
Nous tenons en outre à souligner expressément que les services utilisés enregistrent les données de leurs utilisateurs (informations personnelles et adresse IP, par exemple) conformément à leur politique d’utilisation des données et à des fins commerciales. L’administration du Bundesrat n’a aucune influence sur cette collecte de données et sur leur utilisation ultérieure par les réseaux sociaux. À cet égard, nous ne disposons d’aucun élément sur l’ampleur des données enregistrées, sur leur lieu et leur durée de conservation, sur le respect des obligations de suppression des données par les réseaux, sur leurs analyses et recoupements, ni sur les destinataires de la transmission des données.

Pour savoir quelles données sont traitées par Twitter et à quelles fins elles sont utilisées, veuillez consulter la politique de confidentialité de Twitter.

Pour savoir quelles données sont traitées par Instagram et à quelles fins elles sont utilisées, veuillez consulter la politique d’utilisation des données Instagram.

Pour savoir quelles données sont traitées par l’entreprise YouTube et à quelles fins elles sont utilisées, veuillez consulter les règles de confidentialité de YouTube et Google.

Pour savoir quelles données sont traitées par le service Flickr et à quelles fins elles sont utilisées, veuillez consulter la politique de confidentialité de Flickr.

Étant donné que toutes ces entreprises sont des fournisseurs sis hors d’Europe, elles ne sont pas liées, d’après leur propre interprétation, par les dispositions allemandes relatives à la protection des données. Cela concerne par exemple vos droits d’information, vos droits de verrouillage et de suppression de données tout comme la possibilité de vous opposer à un usage de données d’utilisation à des fins publicitaires.

7. Traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la mise à disposition d’informations

7.1. Données pour l’envoi de bulletins d’information

Lorsque vous vous inscrivez sur l’une des listes de diffusion du Bundesrat pour les bulletins d’information, nous enregistrons sur un serveur votre adresse électronique, la date et l’heure de l’inscription ainsi que le type de bulletin d’information que vous avez choisi. Vos données sont traitées sur la base de votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Ces données sont exclusivement utilisées par nos soins pour envoyer les bulletins d’information concernés et pour effectuer des analyses statistiques. Nous ne communiquons pas vos données à des tiers et ne les utilisons pas non plus à d’autres fins propres.

Grâce à un message de confirmation supplémentaire doté d’un lien vers l’inscription définitive (double opt-in), le système d’abonnement permet de s’assurer que vous souhaitez explicitement recevoir la lettre d’information.

Lors de l’enregistrement, vos données sont enregistrées sur notre serveur et un message de confirmation doté d’un lien vers l’inscription définitive est généré en direction de l’adresse électronique indiquée. Si vous ne confirmez pas cet enregistrement par le biais du lien en question, lesdites données sont supprimées au terme d’un délai de 48 heures.

Ce n’est qu’après la confirmation du lien figurant dans le courrier électronique que vos données sont enregistrées en vue de l’envoi de notre lettre d’information pour la durée d’utilisation de ladite lettre.

Si vous ne souhaitez plus que vos données soient enregistrées à cette fin et ne désirez donc plus bénéficier de notre offre, vous pouvez à tout moment vous désinscrire de notre lettre d’information. Les données que vous avez fournies sont alors supprimées. Pour vous désinscrire, veuillez cliquer sur ce lien. Pour ce faire, vous avez besoin de l’adresse électronique que vous avez indiquée lors de votre inscription.

7.2. Commande de documents imprimés

Lorsque vous commandez via le présent site Internet de la documentation informative (brochures, dépliants et autres documents imprimés) pour un envoi postal, nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de procéder à l’exécution de mesures précontractuelles et d’exécuter le contrat (fourniture des documents imprimés) conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

En vue de traiter votre demande, les données à caractère personnel suivantes doivent obligatoirement être indiquées :

Nom
Adresse (rue et numéro)
Code postal et lieu
E-mail

Ces données sont traitées dans le cadre de votre commande. Si nous ne pouvons pas traiter votre commande jusqu’à sa finalisation, les données que vous avez communiquées sont transmises à des tiers (maison d’expédition, le cas échéant autres administrations ou institutions, si tant est qu’elles envoient la documentation commandée). Si nous ne disposons pas des données susmentionnées, la commande ne peut pas être traitée. Les informations supplémentaires telles que la civilité, le prénom, l’entreprise et le pays ne sont pas nécessaires au traitement, mais elles en facilitent le déroulement.

Les commandes sont enregistrées et conservées, afin de pouvoir répondre à toute demande éventuelle, pour une durée d’environ trois mois. Après la saisie statistique de la documentation commandée, les données sont supprimées.

7.3. Visiteurs du Bundesrat

Le Bundesrat reçoit régulièrement des groupes dans le cadre de visites informatives. Pour des raisons de sécurité et afin de leur permettre d’accéder aux locaux du Bundesrat, l’administration du Bundesrat doit recueillir en amont de leur visite le prénom et le nom ainsi que la date de naissance des participants en vue de l’accomplissement de ses tâches (relations publiques et travail technique) conformément à l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD.

D’autres données telles que l’établissement, le type d’école, la classe, l’association ou une éventuelle mobilité réduite servent à mieux préparer la visite et sont facultatives. Ces données sont traitées sur la base de votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. La licéité du traitement découlant du consentement accordé reste entière jusqu’à réception de la révocation.

Les données mises à disposition par vos soins (prénom et nom, date de naissance) tout comme les données à caractère personnel également fournies à titre facultatif sont intégralement supprimées directement après votre visite et au plus tard après un délai de trois mois.

En mettant à disposition ces données à caractère personnel, vous consentez à un traitement aux fins indiquées précédemment.

8. Vidéosurveillance

Les bâtiments et terrains du Bundesrat sont observés, à l’extérieur, par un système de vidéosurveillance afin de défendre le droit d’écarter les intrus ainsi qu’à des fins de prévention des menaces et de poursuites pénales. Le traitement a lieu sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 4 de la LFPD. Les images sont soit automatiquement capturées en permanence (24/7), soit lorsque des personnes pénètrent dans le domaine surveillé. Les enregistrements sont uniquement analysés en cas de soupçons concrets et conservés plus longtemps le cas échéant. Les données sont conservées sur des serveurs de fichiers internes dotés de restrictions d’accès spécifiques, jusqu’à ce que la capacité de stockage soit atteinte ; après quoi les données les plus anciennes sont écrasées. En raison de la capacité de stockage, ce cycle se renouvelle en moyenne tous les 7 jours.

En cas de nécessité, le système de vidéosurveillance est à même de créer, à l’aide d’une demande manuelle, des fichiers image. Les données recueillies de la sorte sont uniquement transmises aux services d’enquête compétents si cela est demandé dans le cadre d’une mesure policière justifiée ou d’une ordonnance judiciaire aux fins précédemment citées. Cette transmission est documentée en conséquence. Aucune transmission ni aucune comparaison automatisée avec d’autres sources d’information n’ont lieu dans d’autres cas.

Droit d’information :
Toute personne affirmant avoir séjourné à un moment donné dans l’enceinte d’un domaine surveillé peut exiger de visualiser l’enregistrement réalisé pour autant qu’il soit encore disponible (tenir compte du cycle de suppression). Elle peut, à cette fin, s’adresser à l’administration du Bundesrat par les voies susmentionnées.

9. Traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la documentation sur la présence afin de lutter contre la pandémie de Covid-19

En raison de la situation particulière due à la pandémie de Covid-19, il vous est demandé, lorsque vous pénétrez dans le bâtiment du Bundesrat, de permettre le suivi des contacts à l’aide de l’application luca. En cas de soupçon de Covid-19, le suivi des contacts par les services de santé compétents est ainsi rendu possible. Le Bundesrat ne peut pas accéder aux données que vous avez fournies dans l’application luca. Le Bundesrat renvoie à la déclaration de protection des données de l’opérateur culture4life GmbH, que vous pouvez consulter ici, pour le traitement de vos données à caractère personnel par l’application.

10. Accréditation de représentants de la presse

Les données collectées dans le cadre d’une accréditation de presse sont recueillies et traitées pour la procédure d’accréditation. Lors de l’utilisation du formulaire d’inscription pour une accréditation journalière, le contenu des champs de données (nom, prénom, date et lieu de naissance, organe de presse pour lequel travaille la personne déposant une demande, fonction exercée dans cet organe, adresse électronique) est transmis à l’administration du Bundesrat. L’adresse IP de l’expéditeur n’est pas saisie lors de cette opération.

Nous vous faisons remarquer que le traitement des données et du contenu (comprenant également, le cas échéant, des données à caractère personnel communiquées par vos soins) transmis avec le formulaire sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD en liaison avec l’article 3 de la LFPD a lieu en vue de traiter votre demande.

Le traitement de l’accréditation est effectué par les employés de la division de la presse de l’administration du Bundesrat. Cette division enregistre vos données pour le traitement de votre demande et conformément aux dispositions légales et contractuelles. Ces données sont supprimées à la fin de la manifestation.
Vos données d’inscription sont également transmises à l’Office fédéral de police criminelle (BKA). Les informations recueillies servent uniquement à délivrer un droit d’accès au bâtiment du Bundesrat aux fins notifiées. Une fois la mesure concernée terminée, les données sont supprimées. Afin de s’acquitter de ses missions de protection, le BKA est autorisé à recueillir, traiter et utiliser des données à caractère personnel sur la base de l’article 22 en liaison avec les articles 5 et 21, paragraphe 1, p. 2, et/ou les articles 25 et 28, de la loi relative au BKA.

Si vous ne consentez pas à ce traitement de vos données, aucune accréditation ne pourra vous être accordée.

La transmission des contenus du formulaire d’accréditation de l’administration du Bundesrat a lieu via une connexion https cryptée.

11. Vos droits

Pour les données à caractère personnel vous concernant, vous avez les droits suivants vis-à-vis de l’administration du Bundesrat :

  • Droit d’information, article 15 du RGPD
    Grâce au droit d’information, les intéressés peuvent consulter dans le détail les données les concernant et quelques critères clés tels que les fins du traitement ou la durée de conservation des données. Les dérogations à ce droit visées à l’article 34 de la LFPD sont applicables.
  • Droit de rectification, article 16 du RGPD
    Le droit de rectification offre aux intéressés la possibilité de faire corriger des données à caractère personnel qui les concernent et qui sont erronées.
  • Droit de suppression, article 17 du RGPD
    Le droit de suppression offre aux intéressés la possibilité de faire supprimer des données auprès du responsable. Cela n’est toutefois possible que si les données à caractère personnel qui les concernent ne sont plus requises, si elles sont traitées en violation du droit ou si un consentement s’y rapportant a été révoqué. Les dérogations à ce droit visées à l’article 35 de la LFPD sont applicables.
  • Droit de limitation du traitement, article 18 du RGPD
    Le droit de limitation du traitement offre aux intéressés la possibilité d’empêcher dans un premier temps la poursuite du traitement des données à caractère personnel les concernant. C’est surtout pendant la phase d’examen de l’exercice d’autres droits par les intéressés qu’une limitation peut survenir.
  • Droit de s’opposer à la collecte, au traitement et/ou à l’utilisation, article 21 du RGPD
    Le droit de faire opposition offre aux intéressés la possibilité de s’opposer, dans une situation particulière, à la poursuite du traitement de leurs données à caractère personnel dans la mesure où cela est justifié par l’exercice de missions publiques ou par des intérêts publics ou privés. Les dérogations à ce droit visées à l’article 36 de la LFPD sont applicables.
  • Droit à la portabilité des données, article 20 du RGPD
    Le droit à la portabilité offre aux intéressés la possibilité de recevoir de la part du responsable les données à caractère personnel les concernant dans un format courant lisible par machine afin de les transmettre, le cas échéant, à un autre responsable. Conformément à l’article 20, paragraphe 3, seconde phrase, du RGPD, ce droit n’est néanmoins pas disponible lorsque le traitement des données en question sert à réaliser des missions publiques.
  • Droit de révoquer son consentement, articles 13 et 14 du RGPD
    Si le traitement des données à caractère personnel s’effectue sur la base d’un consentement, les intéressés peuvent révoquer ce consentement à tout moment aux fins concernées. La licéité du traitement sur la base du consentement accordé reste entière jusqu’à réception de la révocation.

Vous pouvez faire valoir par voie écrite les droits susmentionnés en vous adressant aux contacts indiqués au point 1.1.

Conformément à l’article 77 du RGPD, vous disposez également d’un droit de recours auprès de l’autorité de supervision de la protection des données, à savoir le commissaire fédéral à la protection des données et au droit à l’information.
Vous pouvez également adresser vos questions et plaintes au délégué à la protection des données personnelles au sein de l’administration du Bundesrat mentionné au point 1.1.

date 22.04.2021

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